Renginių organizavimas: užsakovai ir vykdytojai turi dirbti kartu

Nesvarbu, kokio pobūdžio renginyje dalyvautumėte (senelio jubiliejuje, darbo vakarėlyje ar miesto šventėje), tikriausiai suprantate, jog viskas vyksta pagal kažkieno detaliai sukurtą scenarijų. Aišku, pasitaiko ir nemalonių išimčių, kai, atrodo, jog tiesiog sukviečiami žmonės ir suteikiama laisvė improvizacijai. Renginius gali organizuoti tiek jais suinteresuoti asmenys (tas dažniau praktikuojama asmeninių švenčių metu), tiek šį darbą patikėti šioje rinkoje besisukantiems specialistams. Pirmu atveju žmogus turi puikią progą išreikšti ir išbandyti save organizatoriaus, o gal ir vedėjo amplua (tačiau reikia pagalvoti, kokios pasekmės laukia, jei pirmas „blynas“ prisvils). Antruoju – viskas patikima organizatoriui – specialistui. Tačiau abipusis bendradarbiavimas būtinas nuo idėjos užuomazgos iki pačios renginio pabaigos.

Tikri specialistai turėti gebėti organizuoti įvairaus pobūdžio bei masto renginius: pradedant tuo, į kurį susirinks vos 10 žmonių bei baigiant tokiu, kuris pristatomas ir televizijos reklamos metu. Tačiau tai nereiškia, jog jums paskambinus ir pasakius, kad reikia suplanuoti tam tikrą renginį, tarkime – firmos kalėdinį vakarėlį, atsakingas asmuo išsitrauks iš stalčiuko atitinkamą scenarijų ir pasakys: “Viskas, gerai, renginio metu.“. Renginių organizavimas – tai kūrybinis procesas, orientuotas į konkretaus užsakymo smulkmenas. Būtent todėl nėra universalaus „recepto“, tinkančio kiekvienu atveju. Organizatorius visų pirma turi pabendrauti su užsakovu ir išsiaiškinti keletą esminių dalykų, nuo kurių bus pradėtas tolesnis renginio planavimas:

  • Renginiai dažnai turi ne tik viešai publikuojamą tikslą (paminėti kalėdinį vakarėlį darbo aplinkoje), bet ir nutylimus (suvienyti kolektyvą, pelnyti pavaldinių simpatijas, formuoti glaudžiai bendraujančio kolektyvo įvaizdį visuomenės akyse ir panašiai).
  • Kuria linkme organizuoti renginį (galbūt reikia išlaikyti formalumą), ką mėgsta dalyvaujantieji arba priešingai – kas jiems gali būti neįtikėtina.
  • Finansinis aspektas. Norai turi sutapti su galimybėmis, dėl to užsakovas turi įvardinti maksimalią renginiui galimą išleisti pinigų sumą.

Vėliau organizatoriai užsakovui pateikia preliminarius renginio pasiūlymus, kuriuos pastarasis gali koreguoti, atmesti, siūlyti idėjas.

Jei nusprendėte pasinaudoti renginių organizatorių paslaugomis, turėsite atsikratyti nuostatos, jog pakaks tik sumokėti paprašytą pinigų sumą. Renginių organizavimas parengtas konkrečių jūsų norų bei galimybių derinimu, kuriuos ir turėsite pristatyti organizatoriams. Natūralu, jog glaudesnis abipusis bendradarbiavimas žada kokybiškesnius rezultatus.